PENYERAHAN NOTIS DAN DOKUMEN ADJUDIKASI CIPAA

1. Setiap Notis dan Dokumen yang disediakan oleh pihak-pihak yang terlibat di dalam Adjudikasi hendaklah diserahkan kepada pihak yang satu lagi. Ini adalah kewajipan mandatori yang pelu dipatuhi oleh kesemua pihak-pihak yang terlibat.

2. Kegagalan untuk mematuhi tempoh masa dan tatacara penyerahan notis dan dokumen ini boleh menyebabkan keesahan sesuatu prosiding atau keputusan Adjudikasi itu dicabar seaktu proses adjudikasi berjalan ataupun di Mahkamah.

3. Cara dan panduan penyerahan notis dan dokumen di bawah Akta Pembayaran dan Adjudikasi Industri Pembinaan 2012 (CIPAA 2012) telah dinyatakan dengan jelas di dalam s.38 Akta. 

4. Penyerahan sesuatu notis dan dokumen boleh dilaksanakan samada melalui:

(a) penyerahan kediri/serahan tangan terhadap pihak terbabit;

(b) meninggalkan dokumen tersebut ditempat perniagaan biasa di dalam waktu perniagaan biasa pihak terbabit;

(c) penyerahan secara pos berdaftar ke tempat perniagaan biasa atau alamat perniagaan terakhir yang diketahui; atau

(d) melalui apa-apa cara yang telah dipersetujui oleh pihak-pihak.

5. Adalah sangat penting untuk mendapatkan bukti-bukti penyerahan dokumen sebagai bukti penyerahan telah dilaksanakan. Ini boleh diperolehi melalui tandatangan penerimaan ataupun cop syarikat diatas surat iringan pendua.

6. Bukti ini akan dijadikan dokumen sokongan semasa penyerahan Notis Pendaftaran Adjudikasi kepada AIAC kelak.

TUNTUTAN ADJUDIKASI, RESPONS ADJUDIKASI & JAWAPAN ADJUDIKASI

1. Setelah Notis Adjudikasi diserahkan kepada Responden dan Adjudikator telah menerima perlantikannya (samada dilantik secara perlantikan bersama di bawah s.22(2) Akta Pembayaran dan Adjudikasi Industri Pembinaan 2012 (CIPAA 2012) atau dilantik oleh Pengarah AIAC di bawah s. 23(2) Akta), di dalam jangka masa yang ditetapkan, Pihak yang Menuntut hendaklah menyediakan dokumen yang dinamakan sebagai Tuntutan Adjudikasi.

2. Selaras dengan s.9 Akta, Tuntutan Adjudikasi ini boleh dianggap sebagai dokumen yang mengembangkan Tuntutan Bayaran dan Notis Adjudikasi.  Pihak yang Menuntut boleh memberi butir-butir yang lebih terperinci ataupun bukti-bukti yang relevan untuk menyokong tuntutan mereka di dalam Tuntutan Pembayaran.

3. Di samping itu, Pihak yang Menuntut juga boleh menjawab apa sahaja pembelaan, tuntutan balas, set off dan juga tuntutan silang (cross claim) yang telah dibangkitkan oleh Responden di dalam Respons Pembayarannya terdahulu.

4. Walau bagaimanapun, Pihak yang Menuntut sudah tidak boleh membangkitkan apa-apa tuntutan baru atau tuntutan tambahan di dalam Tuntutan Adjudikasi ini. Kandungan Tuntutan Adjudikasi ini hendaklah hanya merujuk kepada kandungan Tuntutan Pembayaran semata-mata.

5. Tuntutan Adjudikasi ini hendaklah diserahkan kepada Pihak Responden mengikut tatacara penyerahan sebagai yang dinyatakan di dalam s. 38 Akta dan di dalam jangka waktu yang telah di tetapkan Akta. Sesalinan Tuntutan Adjudikasi juga perlu diserahkan kepada Adjudikator mengikut tempoh waktu yang sama. Sesalinan dokumen tersebut hendaklah turut dibekalkan kepada AIAC.

6. Setelah Responden menerima sesalinan Tuntutan Adjudikasi, Responden hendaklah menyediakan jawapan mereka di dalam bentuk Respons Adjudikasi.  

7. Sebagaimana yang dinyatakan di dalam s.10 Akta, Respons Adjudikasi adalah dokumen yang menjawab setiap satu tuntutan yang terkandung di dalam Tuntutan Adjudikasi dan ianya perlu disertakan bersama dengan kesemua dokumen-dokumen sokongan yang ingin dirujuk oleh Responden untuk menyokong pembelaan dan jawapannya.

8. Sesalinan Respons Adjudikasi ini hendaklah diserahkan kepada Pihak yang Menuntut selaras dengan tatacara penyerahan di dalam s.38 Akta, mengikut tempoh masa yang telah ditetapkan undang-undang. Sesalinan dokumen tersebut juga hendaklah diserahkan kepada Adjudikator di dalam tempoh masa yang sama. Sesalinan dokumen tersebut hendaklah turut dibekalkan kepada AIAC.

9. Adalah sangat-sangat penting Respons Adjudikasi ini diserahkan di dalam tempoh masa yang telah ditetapkan oleh s.10 (1). Ini adalah kerana kegagalan menyerahkan Respons Adjudikasi boleh menyebabkan Pihak yang Menuntut meneruskan dengan proses Adjudikasi selepas tarikh penyerahan luput. Ini adalah sebagaimana yang diperuntukkan di dalam s.10 (3) Akta. 

10. Selepas menerima sesalinan Respons Adjudikasi daripada Responden, Pihak yang Menuntut diberi peluang untuk menyediakan dokumen yang dinamakan sebagai Jawapan Adjudikasi. Ini adalah selaras dengan peruntukan di dalam s.11 Akta.

11. Jawapan Adjudikasi adalah dokumen yang mengandungi jawapan balas Pihak yang Menuntut terhadap kesemua isu-isu yang dibangkitkan di dalam Respons Adjudikasi. Namun kandungan Jawapan Adjudikasi tersebut hendaklah terikat dengan isu-isu yang dibangkitkan di dalam Respons Adjudikasi sahaja. Ianya tidak boleh mengandungi sebarang tuntutan baru yang tidak dinyatakan di dalam Tuntutan Pembayaran.

12. Jawapan Adjudikasi bukanlah suatu dokumen yang wajib atau mandatori. Pihak yang Menuntut boleh memilih untuk tidak menyediakan dan menyerahkan Jawapan Adjudikasi sekiranya tuntutan yang disediakan telah dibuat secara menyeluruh dan tiada lagi dokumen-dokumen sokongan yang ingin dilampirkan.

13. Di dalam tempoh masa singkat yang dinyatakan oleh undang-undang, Jawapan Adjudikasi tersebut hendaklah diserahkan kepada Responden selaras dengan tatacara penyerahan di dalam s.38 Akta. Sesalinan juga hendaklah diserahkan kepada Adjudikator di dalam tempoh masa yang sama.

14. Selepas selesai penyerahan dokumen-dokumen ini kepada pihak-pihak yang terlibat termasuklah kepada Adjudikator maka berakhirlah fasa penyediaan dokumen-dokumen adjudikasi oleh kedua-dua pihak. Adjudikator akan menilai kandungan dokumen-dokumen ini dan akan menjalankan proses Adjudikasi sebagaimana yang difikirkan sesuai selaras dengan s.12 Akta.

1. Selepas penyerahan Notis Adjudikasi kepada pihak Responden, langkah seterusnya yang perlu dilakukan oleh Pihak yang Menuntut adalah mendaftarkan tuntutan ke AIAC. Ini adalah selaras dengan s.32 Akta Pembayaran dan Adjudikasi Indutsri Pembinaan 2012 yang menetapkan bahawa AIAC adalah pihak berkuasa Adjudikasi yang bertanggungjawab, di antara lainnya, menyelenggara proses Adjudikasi.

2. Pendaftaran Adjudikasi dengan AIAC adalah mandatori. Pendaftaran tersebut boleh dilakukan dengan menyerahkan sesalinan Notis Pendaftaran Adjudikasi kepada Ketua Pengarah AIAC selaras dengan peruntukan di dalam Kaedah 2 (1) Peraturan dan Prosedur Adjudikasi AIAC (AIAC Adjudication Rules and Procedure).

3. Notis Pendaftaran Adjudikasi tersebut hendaklah menyatakan, di antara lainnya, butir-butir tuntutan, alasan dan juga tarikh luput pembayaran tuntutan, kertas-kertas kausa yang telah diserahkan dan diterima, dokumen-dokumen sokongan yang terlibat, butir-butir pihak-pihak yang terlibat serta bayaran pendaftaran.

 TANGGUNGJAWAB ADJUDIKATOR DI DALAM PROSIDING CIPAA

1. Setelah seorang Adjudikator di pilih, samada secara pilihan bersama atau dipilih oleh Pengarah AIAC di atas permintaan mana-mana pihak, samada Pihak yang Menuntut atau Responden, Adjudikator tersebut perlu menjalankan tanggung jawab selaras dengan peruntukan Akta Pembayaran dan Adjudikasi Industri Pembinaan 2012 (CIPAA 2012). 

2. Melalui pembacaan menyeluruh Akta, kita boleh simpulkan bahawa tanggungjawab seorang Adjudikator sebagaimana yang dinyatakan di dalam Akta, di antara lainnya, adalah seperti berikut:

(a) Seorang Adjudikator, seawal mendapat cadangan untuk dijadikan sebagai Adjudikator, perlulah menyatakan samada beliau bersetuju atau pun menolak cadangan tersebut di dalam masa yang telah ditetapkan.

(b) Sekiranya beliau bersetuju dengan perlantikan tersebut, seorang Adjudikator perlu menyatakan cadangan terma-terma perlantikan beliau, termasuklah cadangan fi yang perlu dibayar oleh pihak-pihak secepat mungkin dan memberi tempoh masa yang wajar dan munasabah untuk pihak-pihak membuat keputusan.

(c) Setelah terma-terma perlantikannya dipersetujui oleh pihak-pihak, seorang Adjudikator perlu membuat suatu perisytiharan secara bertulis, mengikut s.24 Akta bahawa beliau tidak mempunyai sebarang percanggahan kepentingan (conflict of interest) di dalam kes tersebut, beliau akan bertindak bebas, tepat dan mengikut waktu yang ditetapkan serta akan mengelak dari melakukan perbelanjaan yang tidak perlu dan juga beliau akan mematuhi prinsip keadilan asasi (natural justice).

(d) Seorang Adjudikator juga perlu menjalankan tanggungjawabnya selaras dengan kuasa yang diperuntukkan kepada beliau di dalam s.25 Akta serta ruang lingkup bidang kuasa sebagaimana yang dinyatakan di dalam s.27 Akta.

(e) Seorang Adjudikator juga perlu memastikan bahawa setiap arahan yang diberikan adalah jelas dan di dalam tempoh waktu yang ditetapkan oleh undang-undang.

(f) Seorang Adjudikator juga perlu memastikan bahawa setiap satu tuntutan dan juga pembelaan adjudikasi yang dinyatakan di dalam kertas kausa diberi penilaian dengan sempurna dan saksama.

(g) Seorang Adjudikator itu tidak membuat keputusan secara tidak wajar melalui fraud (penipuan) dan suapan (rasuah).

(h) Seorang Adjudikator juga perlu menjaga kerahsiaan maklumat proses Adjudikasi melainkan pengecualian yang di tetapkan di dalam s.20 Akta.

3. Kenapakah perlaksanaan tanggungjawab ini penting dan perlu diberi perhatian oleh pihak-pihak? Ianya berkait rapat dengan elemen keadilan asasi. Majoriti besar kes-kes yang terpaksa di rujuk ke Mahkamah adalah disebabkan oleh pihak-pihak mendakwa bahawa tanggungjawab ini tidak di jalankan mengikut kehendak Akta dan keadilan asasi telah dinafikan.

4. Oleh yang demikian, bukan sahaja Adjudikator perlu menjalankan tanggungjawabnya mengikut ketetapan undang-undang, malah pihak-pihak yang terlibat di dalam proses Adjudikasi juga perlu memberi perhatian terhadap tugas-tugas yang dijalankan oleh Adjudikator bagi memastikan keputusan yang diperolehi adalah keputusan yang adil dan saksama.  

PROSES PERLANTIKAN ADJUDIKATOR BAGI TUNTUTAN CIPAA 2012

1. Di dalam rencana yang lepas, kami telah memberikan penekanan terhadap proses penyerahan Notis Adjudikasi. Ini adalah kerana di dalam tempoh masa yang ditetapkan selepas proses penyerahan Notis Adjudikasi, pihak-pihak perlu melantik seorang Adjudikator.

2. S.21 Akta telah menjelaskan bahawa seorang Adjudikator boleh di lantik melalui salah satu daripada dua cara. Yang pertama adalah melalui perlantikan bersama. Perlantikan bersama ini boleh di lakukan apabila kedua-dua pihak yang terlibat di dalam proses Adjudikasi (Pihak yang Menuntut dan Responden) bersetuju untuk melantik Adjudikator yang sama.

3. Pihak yang menuntut hendaklah memberitahu Adjudikator yang hendak dilantik secara bertulis di dalam waktu yang ditetapkan dan memberikan sesalinan Notis Adjudikasi kepada beliau. Di dalam tempoh masa tersebut Adjudikator akan mencadangkan fi perkhidmatan beliau dan syarat-syarat lain perlantikan beliau. 

4. Adjudikator tersebut hendaklah memberikan jawapan terhadap perlantikan beliau di dalam masa yang telah ditetapkan. Sekiranya gagal memberikan jawapan di dalam tempoh masa tersebut, pihak-pihak boleh melantik Adjudikator lain ataupun menggunakan cara perlantikan yang kedua; meminta perlantikan di lakukan oleh Pengarah AIAC.

5. Perlantikan melalui Pengarah AIAC boleh dilakukan apabila (a) salah satu pihak di dalam proses Adjudkasi membuat permohonan perlantikan kerana tiada persetujuan di antara kedua-dua pihak untuk membuat perlantikan bersama; ataupun (b) mana-mana pihak membuat permintaan perlantikan.

6. Di dalam waktu yang ditetapkan, Pengarah AIAC akan melantik seorang Adjudikator selepas menerima permintaan daripada salah satu pihak. Makluman perlantikan tersebut akan diberitahu kepada pihak-pihak dan Adjudikator tersebut secara bertulis.

7. Sekali lagi, Adjudikator yang dilantik akan mencadangkan fi perkhidmatan dan syarat-syarat perlantikan beliau. Sekiranya tiada persetujuan di capai atau Adjudikator tersebut tidak memberikan jawapan, maka Pengarah AIAC boleh melantik Adjudikator lain. Proses sama akan diulangi sehingga terdapat persetujuan dan penerimaan di antara Adjudikator dan pihak-pihak yang terlibat.

PERMULAAN ADJUDIKASI CIPAA MELALUI NOTIS ADJUDIKASI

1. Akta Pembayaran dan Adjudikasi Industri Pembinaan 2012 (CIPAA) telah memberikan hak kepada Pihak yang Menuntut untuk memulakan proses Adjudkasi terhadap Responden apabila Responden:

(a) Responden, melalui Respons Pembayaran, telah menafikan keseluruhan Tuntutan Pembayaran yang di buat terhadapnya;

(b) Responden, melalui Respons Pembayaran, telah menafikan sebahagian daripada Tuntutan Pembayaran yang di buat terhadapnya; atau

(c) Responden tidak memfailkan sebarang Respons Pembayaran yang memberi maksud bahawa keseluruhan Tuntutan Pembayaran adalah dinafikan.

2. Setelah tamat tempoh penyerahan Respons Pembayaran oleh Responden, atau tempoh masa untuk Responden menyerahkan Respons Pembayaran telah luput dan Responden masih gagal memfailkan Respons Pembayaran (keadaan c), maka Pihak yang Menuntut kini berhak untuk merujuk pertikaian kepada proses Adjudikasi selaras dengan peruntukan CIPAA.

3. Untuk merujuk pertikaian kepada proses Adjudikasi, Pihak yang Menuntut (ataupun Responden), hendaklah menyedia dan menyerahkan satu dokumen yang dinamakan sebagai Notis Adjudikasi. 

4. Notis Adjudikasi adalah sejenis notis bertulis tentang Adjudikasi yang perlu mengandungi, di antara lainnya, sifat dan perihal pertikaian dan remedi/pembayaran yang diminta berserta dengan dokumen-dokumen sokongan yang ingin digunakan.

5. Notis Adjudikasi ini perlu diserahkan kepada Responden. Penyerahan ini bertujuan untuk memberikan makluman kepada pihak Responden bahawa Pihak yang Menuntut berhasrat untuk memulakan prosiding Adjudikasi. 

6. Penyerahan Notis Adjudikasi ini amatlah penting kerana ia memberi isyarat bahawa tempoh masa-tempoh masa yang perlu ditepati oleh kesemua pihak termasuk Adjudikator bagi setiap proses seterusnya telahpun bermula.

7. Sesalinan Notis Adjudikasi ini juga perlu diserahkan kepada pihak AIAC.

8. Perkara utama yang tidak boleh diambil mudah sewaktu fasa Notis Adjudikasi ini adalah proses penyerahan Notis Adjudikasi. Ini kerana pematuhan cara penyerahan selaras dengan ketetapan undang-undang boleh dianggap sebagai mandatori. 

9. S.38 Akta telah memberikan panduan yang jelas berkenaan dengan bagaimana cara dan proses penyerahan ini boleh dibuat. Hubungi kami untuk mendapatkan maklumat dan penjelasan lanjut.